Với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, dịch vụ thủ tục hải quan là khâu không thể bỏ qua và cũng là một trong những khâu dễ phát sinh rủi ro nhất nếu không được xử lý đúng quy trình. Một tờ khai sai mã HS, thiếu chứng từ hoặc không nắm được quy định kiểm tra chuyên ngành có thể khiến lô hàng bị ách tắc hàng tuần, làm đội chi phí và ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín với đối tác.
Nganha Shipping cung cấp dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói, đại diện xử lý toàn bộ từ khâu tư vấn mã HS code, soạn hồ sơ, khai báo điện tử, đến xử lý kiểm hóa và thông quan. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn toàn bộ thông tin cần biết về dịch vụ này trước khi ra quyết định.
Dịch vụ thủ tục hải quan là gì?
Định nghĩa dịch vụ thủ tục hải quan
Dịch vụ thủ tục hải quan (hay còn gọi là dịch vụ khai báo hải quan, khai thuê hải quan) là dịch vụ trong đó một công ty logistics hoặc đại lý hải quan thay mặt doanh nghiệp thực hiện toàn bộ các thủ tục cần thiết để thông quan lô hàng xuất nhập khẩu. Đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác của tờ khai, đảm bảo hồ sơ đúng quy định và xử lý mọi vấn đề phát sinh với cơ quan hải quan.
Cơ sở pháp lý
Theo khoản 14, Điều 4 của Luật Hải quan số 17/VBHN-VPQH ngày 10/12/2018, người khai hải quan bao gồm chủ hàng hóa, chủ phương tiện vận tải, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người khác được ủy quyền. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp hoàn toàn có thể ủy thác việc khai báo cho bên thứ ba có chuyên môn.
Hai hình thức cung cấp dịch vụ thủ tục hải quan
Khai thuê hải quan
Đây là hình thức phổ biến nhất. Công ty dịch vụ dùng giấy giới thiệu của chủ hàng để đứng ra làm thủ tục, nhưng tên pháp nhân trên chứng từ hải quan vẫn là tên doanh nghiệp chủ hàng. Hình thức này thuận tiện cho cả hai bên, chi phí hợp lý, nhưng trong một số trường hợp trách nhiệm pháp lý vẫn thuộc về chủ hàng.
Đại lý hải quan
Công ty dịch vụ được Tổng cục Hải quan cấp giấy chứng nhận đại lý, sử dụng tên và chữ ký số của mình để khai tờ khai, đứng ra chịu trách nhiệm pháp lý trước cơ quan hải quan. Hình thức này an toàn hơn cho chủ hàng vì đơn vị đại lý cam kết bằng tư cách pháp nhân của mình.
Nganha Shipping hoạt động theo cả hai hình thức, tư vấn hình thức phù hợp nhất tùy theo loại hàng hóa, loại hình xuất nhập khẩu và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
Dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói bao gồm những gì?
Nhóm dịch vụ chứng từ và khai báo
Tư vấn và xác định mã HS code cho hàng hóa, đây là bước quan trọng nhất vì mã HS quyết định mức thuế phải nộp và các điều kiện kiểm tra chuyên ngành áp dụng. Kiểm tra và soạn thảo bộ hồ sơ chứng từ gồm tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, vận đơn, packing list, C/O (chứng nhận xuất xứ) và các giấy tờ liên quan khác. Khai báo tờ khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS, nhận kết quả phân luồng và xử lý hồ sơ theo từng luồng kiểm tra (xanh, vàng, đỏ).
Nhóm dịch vụ kiểm tra chuyên ngành và giấy phép
Phối hợp kiểm tra chuyên ngành với các cơ quan như kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm nếu có. Xin giấy phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu đối với hàng hóa thuộc danh mục có điều kiện. Xin cấp C/O đầy đủ mẫu cho hàng xuất khẩu theo các hiệp định thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam tham gia.
Nhóm dịch vụ tài chính và vận chuyển nội địa
Nộp thuế xuất nhập khẩu và các loại thuế, phí liên quan thay mặt doanh nghiệp. Dịch vụ hoàn thuế VAT và thuế nhập khẩu cho các trường hợp đủ điều kiện. Vận chuyển nội địa từ cảng về kho hoặc từ kho ra cảng theo yêu cầu.
Quy trình thực hiện dịch vụ thủ tục hải quan
Quy trình làm việc được chuẩn hóa theo từng bước rõ ràng giúp rút ngắn thời gian và tránh phát sinh không đáng có.
Bước 1: Tiếp nhận và tư vấn
Khách hàng liên hệ qua hotline, Zalo hoặc email. Nhân viên tư vấn tiếp nhận thông tin hàng hóa, kiểm tra mã HS code, loại hình xuất nhập khẩu và các điều kiện kiểm tra chuyên ngành nếu có.
Bước 2: Báo giá và xác nhận hợp đồng
Nganha Shipping gửi báo giá chi tiết bao gồm phí dịch vụ khai báo và các khoản phí cảng, phí lưu trữ, phí kiểm tra chuyên ngành (nếu phát sinh). Sau khi khách hàng xác nhận, hai bên ký hợp đồng dịch vụ.
Bước 3: Kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ chứng từ
Khách hàng gửi bộ chứng từ qua email. Đội ngũ chứng từ kiểm tra, tư vấn điều chỉnh những điểm chưa chính xác trước khi tiến hành khai báo, giúp giảm tối đa nguy cơ bị luồng đỏ hoặc bị yêu cầu giải trình.
Bước 4: Khai báo tờ khai điện tử và nhận kết quả phân luồng
Nhân viên truyền tờ khai điện tử qua hệ thống VNACCS, nhận kết quả phân luồng và xử lý theo từng trường hợp cụ thể.
Bước 5: Xử lý kiểm hóa nếu tờ khai luồng đỏ
Với tờ khai luồng đỏ, nhân viên hiện trường phối hợp trực tiếp với đội kiểm hóa hải quan, xuất trình hàng hóa và chứng từ, giải trình các nội dung liên quan.
Bước 6: Thông quan và bàn giao hàng về kho
Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế và được hệ thống xác nhận thông quan, hàng hóa được giải phóng và vận chuyển về kho theo yêu cầu của khách hàng.
Luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ là gì?
Đây là ba mức phân loại mà hệ thống hải quan điện tử VNACCS tự động gán cho tờ khai sau khi nhận truyền, dựa trên đánh giá rủi ro về doanh nghiệp, hàng hóa và lịch sử thông quan.
Tờ khai luồng xanh
Là kết quả thuận lợi nhất: doanh nghiệp chỉ cần nộp thuế (nếu có) và ra cảng lấy hàng mà không cần xuất trình hồ sơ hay kiểm tra thực tế. Thời gian thông quan thường hoàn thành trong ngày.
Tờ khai luồng vàng
Yêu cầu xuất trình bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ để hải quan kiểm tra tính hợp lệ trước khi thông quan. Hồ sơ gồm tờ khai in từ phần mềm, hóa đơn thương mại có đóng dấu doanh nghiệp, vận đơn, C/O và các chứng từ kiểm tra chuyên ngành nếu có. Thường mất từ 1 đến 2 ngày làm việc.
Tờ khai luồng đỏ
Là mức kiểm tra cao nhất, yêu cầu cả kiểm tra hồ sơ lẫn kiểm tra thực tế hàng hóa. Đây là tình huống tốn nhiều thời gian và chi phí nhất, thường xảy ra với hàng hóa rủi ro cao, mặt hàng mới hoặc doanh nghiệp có lịch sử vi phạm. Với kinh nghiệm xử lý nhiều ca luồng đỏ phức tạp, Nganha Shipping có thể hỗ trợ khách hàng hoàn tất kiểm hóa nhanh nhất có thể.
Các loại hình thủ tục hải quan xử lý được
Hàng thương mại xuất nhập khẩu
Thủ tục hải quan hàng nhập khẩu thương mại bao gồm hàng nguyên container FCL và hàng lẻ ghép LCL. Thủ tục hải quan hàng xuất khẩu qua đường biển, đường hàng không và đường bộ. Đây là loại hình phổ biến nhất, chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp sản xuất, thương mại.
Hàng phi mậu dịch và hàng cá nhân
Thủ tục hải quan hàng phi mậu dịch như quà tặng từ nước ngoài gửi về, hành lý chuyển về nước khi định cư, tài sản di chuyển. Thủ tục hải quan hàng chuyển phát nhanh quốc tế (DHL, FedEx, UPS, EMS). Mức thuế và quy trình áp dụng cho nhóm này khác với hàng thương mại, cần tư vấn riêng theo từng lô hàng.
Hàng gia công, sản xuất xuất khẩu và các loại hình đặc thù
Thủ tục hải quan hàng gia công và sản xuất xuất khẩu, thủ tục hải quan hàng tạm nhập tái xuất và tạm xuất tái nhập, thủ tục hải quan hàng quá cảnh, và thủ tục hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ. Các loại hình này có quy trình phức tạp và yêu cầu chứng từ đặc thù. Nếu lô hàng của bạn thuộc loại hình đặc thù hoặc cần thêm giấy phép riêng, đội ngũ tư vấn của Nganha Shipping sẽ hỗ trợ ngay từ bước đầu để tránh phát sinh sau này.
Phí dịch vụ thủ tục hải quan được tính như thế nào?
Phí dịch vụ hải quan không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Hiểu rõ cách tính phí giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch chi phí logistics.
Các yếu tố ảnh hưởng đến phí dịch vụ khai báo
Yếu tố đầu tiên là phương thức vận chuyển. Hàng đường biển thường có phí dịch vụ thấp hơn hàng đường hàng không do quy trình và thời gian xử lý khác nhau. Yếu tố thứ hai là loại hàng hóa. Hàng hóa thông thường có phí thấp hơn hàng hóa đặc thù cần thêm giấy phép chuyên ngành như hóa chất, thực phẩm, máy móc thiết bị có kiểm tra an toàn. Yếu tố thứ ba là loại hình xuất nhập khẩu. Mỗi loại hình có quy trình và số lượng chứng từ khác nhau dẫn đến phí dịch vụ cũng khác nhau. Yếu tố thứ tư là khối lượng hàng và số lượng tờ khai. Doanh nghiệp có khối lượng hàng lớn và tần suất xuất nhập khẩu cao thường được hưởng mức phí ưu đãi theo hợp đồng dài hạn.
Các khoản phí phát sinh cần lưu ý
Bên cạnh phí dịch vụ khai báo, doanh nghiệp cần lưu ý thêm các khoản phí phát sinh tại cảng hoặc sân bay như: phí THC (xếp dỡ tại cảng), phí CFS (với hàng lẻ LCL), phí lưu container, phí D/O (lệnh giao hàng), và các phí kiểm tra chuyên ngành nếu lô hàng thuộc danh mục kiểm soát.
Liên hệ trực tiếp với Nganha Shipping để nhận báo giá chi tiết và chính xác nhất cho lô hàng cụ thể của bạn.
Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan thay vì tự làm?
Đây là câu hỏi nhiều doanh nghiệp đặt ra, đặc biệt là các đơn vị mới bắt đầu hoạt động xuất nhập khẩu hoặc có lô hàng tần suất thấp.
Lý do thứ nhất là tính chuyên môn và cập nhật quy định. Luật hải quan, biểu thuế nhập khẩu, danh mục hàng hóa kiểm tra chuyên ngành và các thông tư hướng dẫn liên tục thay đổi. Đội ngũ chuyên nghiệp cập nhật liên tục, trong khi nhân viên nội bộ không chuyên dễ bỏ sót thông tin quan trọng.
Lý do thứ hai là tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự. Xây dựng bộ phận hải quan nội bộ đòi hỏi chi phí tuyển dụng, đào tạo và quản lý đáng kể. Thuê dịch vụ bên ngoài giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, đặc biệt với các đơn vị không có nhu cầu xuất nhập khẩu liên tục.
Lý do thứ ba là giảm rủi ro phát sinh. Khai sai mã HS, khai thiếu thông tin hoặc không biết hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành có thể dẫn đến phạt hành chính, bị giữ hàng hoặc phải khai lại tốn thêm chi phí và thời gian. Đơn vị dịch vụ có kinh nghiệm sẽ kiểm tra kỹ trước khi truyền tờ khai để hạn chế tối đa rủi ro này.
Lý do thứ tư là có người đại diện trực tiếp tại cơ quan hải quan. Khi hàng bị giữ để giải trình hoặc kiểm hóa, nhân viên của đơn vị dịch vụ có mặt ngay tại hiện trường, xử lý nhanh mà không cần doanh nghiệp phải cử người chuyên trách.
Tham khảo thêm bài viết về dịch vụ vận chuyển đường biển để hiểu toàn bộ chuỗi logistics từ cảng đến kho.
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan
Biết trước những điểm dễ phát sinh sẽ giúp cả doanh nghiệp và đơn vị dịch vụ phối hợp trơn tru hơn.
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ ngay từ đầu. Bộ hồ sơ cơ bản gồm hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn đường biển (B/L) hoặc vận đơn hàng không (AWB), và chứng nhận xuất xứ C/O nếu muốn hưởng ưu đãi thuế theo FTA. Thiếu bất kỳ chứng từ nào trong số này đều có thể gây chậm trễ.
Xác nhận mã HS code trước khi ký hợp đồng mua hàng. Nhiều doanh nghiệp gặp rắc rối vì người bán khai mã HS khác với thực tế hàng hóa. Nên tư vấn mã HS từ sớm, trước khi hàng lên tàu, để tránh phát sinh khi hàng đã về đến cảng.
Kiểm tra xem hàng hóa có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành không. Một số mặt hàng nhập khẩu yêu cầu kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, kiểm tra chất lượng tại cơ quan kiểm tra chuyên ngành trước khi hải quan cấp phép thông quan. Quá trình này có thể mất vài ngày đến vài tuần tùy mặt hàng.
Không trì hoãn làm tờ khai khi hàng đã về đến cảng. Hàng nhập khẩu có thời hạn lưu container miễn phí tại cảng thường từ 7 đến 14 ngày. Sau thời gian này sẽ phát sinh phí lưu container (DEM/DET) theo ngày, chi phí có thể rất cao với container 40 feet.
Câu hỏi thường gặp về dịch vụ thủ tục hải quan
Dịch vụ hải quan có hỗ trợ hàng cá nhân không? Có. Nganha Shipping hỗ trợ thủ tục hải quan cho hàng cá nhân phi mậu dịch, bao gồm quà tặng từ nước ngoài gửi về, hành lý chuyển về nước, tài sản di chuyển khi về Việt Nam định cư. Quy trình và mức thuế áp dụng khác với hàng thương mại, nên cần tư vấn riêng.
Thời gian thông quan một lô hàng mất bao lâu? Với tờ khai luồng xanh, sau khi nộp thuế thì có thể lấy hàng ngay trong ngày. Luồng vàng thường mất từ 1 đến 2 ngày làm việc để hải quan xem xét hồ sơ. Luồng đỏ có thể mất từ 3 đến 7 ngày làm việc tùy mặt hàng và mức độ kiểm tra. Với hàng cần kiểm tra chuyên ngành, thời gian có thể kéo dài thêm tùy cơ quan kiểm tra.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để sử dụng dịch vụ? Doanh nghiệp cần cung cấp bộ chứng từ hàng hóa (hợp đồng, invoice, packing list, B/L hoặc AWB), thông tin hàng hóa chi tiết để xác định mã HS, và giấy giới thiệu hoặc hợp đồng ủy quyền cho đơn vị dịch vụ.
Nganha Shipping có hỗ trợ hàng ở các cảng ngoài TPHCM không? Có, Nganha Shipping hỗ trợ làm thủ tục hải quan tại các chi cục hải quan chính trên toàn quốc, bao gồm cảng Cát Lái, Tân Thuận, Hiệp Phước (TPHCM), cảng Hải Phòng, sân bay Tân Sơn Nhất, sân bay Nội Bài và các khu công nghiệp tại Bình Dương, Đồng Nai, Long An, Bình Định.
Phí dịch vụ khai báo hải quan bao nhiêu? Phí phụ thuộc vào loại hàng, phương thức vận chuyển và loại hình xuất nhập khẩu. Liên hệ trực tiếp để nhận báo giá cụ thể, thường trong vòng 30 phút làm việc.
Vì sao chọn Nganha Shipping cho dịch vụ thủ tục hải quan?
Nganha Shipping là đơn vị hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực logistics và giao nhận quốc tế với đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực hải quan. Mỗi lô hàng được giao cho nhân viên phụ trách chuyên biệt, không xử lý đại trà, đảm bảo theo dõi sát sao từ khi tiếp nhận đến khi hàng về kho.
Nganha Shipping cam kết tư vấn trung thực về rủi ro và chi phí có thể phát sinh, không đưa ra con số ước tính thấp để chốt hợp đồng rồi phát sinh thêm sau. Khách hàng được cập nhật thường xuyên về tình trạng tờ khai và hàng hóa qua Zalo hoặc email theo lịch thỏa thuận.
Ngoài dịch vụ hải quan, Nganha Shipping còn cung cấp chuỗi dịch vụ logistics toàn diện gồm vận chuyển hàng không quốc tế, vận chuyển đường biển FCL và LCL, và dịch vụ kho bãi, giúp doanh nghiệp có một đầu mối duy nhất cho toàn bộ chuỗi cung ứng.
Kết luận
Dịch vụ thủ tục hải quan không đơn thuần là điền vào một tờ khai mà là một chuỗi nghiệp vụ đòi hỏi kiến thức pháp lý, kinh nghiệm thực tế và khả năng xử lý tình huống nhanh. Chọn đúng đơn vị dịch vụ có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và tránh được những rủi ro không đáng có trong quá trình thông quan.
Nganha Shipping sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp từ lô hàng đầu tiên đến các hoạt động xuất nhập khẩu dài hạn. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá trong thời gian sớm nhất.
